EXTENSIÓN
UNIVERSITARIA DE TORTI
FACULTAD ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD
FACULTAD ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD
SEGUNDO
SEMESTRE
ASIGNATURA
PROFESOR
TITULO DE
TRABAJO
SOFTWARE
CONTABLE PEACHTREE
INTEGRANTES
Yehiris Arauz / 8-775-1470
Rufina Pinto /
8-920-789,
Leyda Cáceres
/ 8-893-964
Selene
Henríquez / 8-907-1171
Marisol
Miranda / 4-839-565
Ángel Mata /
8-965-513
FECHA DE
ENTREGA
Sábado 16 de noviembre
de 2019.
En este
trabajo hablaremos de software de Peachtree una herramienta muy importante para
llevar la contabilidad de los negocios.
Hablaremos
sobre su historia que después de pasar por varias empresas finalmente hoy en
día la tiene la empresa Sage, también sobre su definición que nos explica que
es un software de contabilidad, hablaremos de sus bondades que son precio,
facilidad de uso y otros.
También
trataremos puntos sobre los distintos módulos que este programa posee, las
tareas que puede realizar, ventajas y puntos que más adelantes serán tratadas y
explicadas más a fondo.
Peachtree es un programa de software de
contabilidad vendido por Sage, cuya empresa matriz es el Grupo Sage. El
software está orientado para su uso por pequeñas a medianas empresas y ha
progresado a través de varias generaciones a través de los años desde su
concepción.
Inicialmente, Peachtree fue vendido por
Peachtree Software, una empresa que fue fundada en 1978 . Software de
contabilidad Peachtree fue adquirida por el Grupo Sage en 1998. Peachtree
software de contabilidad es ayudar a las empresas a funcionar más
eficientemente y automatizar sus prácticas contables.
HISTORIA
Peachtree Accounting fue vendido originalmente por una compañía de software fundada en 1978 por Ben Dyer, Ron Roberts, Steve Mann y John Hayes. La compañía fue tallada fuera de la computadora systemcenter, uno de los primeros Altaír, distribuidor fundada por Roberts, Mann, Jim Dunion y Rich Strafford, que Dyer se unió como director y donde el primer software fue publicado en 1977. La compañía amplió su oferta con la adquisición de capas, un programa de contabilidad diseñado para su uso en el Macintosh. Los productos de la compañía se incluyen en el lanzamiento inicial de la IBM Personal Computer, y fue adquirida por Management Science América (MSA) en junio de 1981. Después de varios cambios sucesivos de propiedad que terminan con ADP, Peachtree fue finalmente adquirida por el Grupo Sage en 1998 para EE.UU. $ 145 millones. Peachtree fue el primer software de negocios presentados por los microordenadores y el programa de ordenador microcomputadora más antiguo para los negocios en el uso actual, con la posible excepción de la original de Microsoft Basic intérpretes, también introdujo en 1975.
DEFINICIÓN
Peachtree es un programa de contabilidad creado y gestionado por la empresa Sage. El software Peachtree es una forma eficaz de gestionar la información contable para pequeñas y medianas empresas. Peachtree te permite realizar muchas de las funciones de contabilidad para tu negocio, tales como entradas de diario, gestión de cuenta de clientes y la elaboración de estados financieros. Hay niveles de software disponibles, dependiendo del tamaño de tu negocio y tus necesidades.
Peachtree es la mejor forma de llevar su contabilidad, administrar su negocio y su presencia en internet a través de las robustas características que usted quiere y del conocimiento que usted necesita. Caracterizado por todas las funciones básicas que debe tener su software de contabilidad:
Ø
Peachtree First Accounting.
Ø
Peachtree Accounting.
Ø
Peachtree Complete
Accounting
Ø
Peachtree Complete
Accounting Multi-User Value Pack.
También
dispone de muchas características avanzadas que incluyen una poderosa capacidad
de reporte y análisis de elementos.
Peachtree
es un sistema contable que ha tenido gran acogida en los Estados Unidos y en
Panamá, por sus grandes bondades. Estas bondades son:
Ø Precio.
Ø Facilidad de uso.
Ø Amplitud del programa.
Ø El precio no es relevante para su
propósito.
El Software Peachtree ofrece una variedad de
paquetes de software con características diferentes. Los paquetes incluyen Basic,
Standard, Advanced , Premium y Quantum .
Ø
Basic es
un programa de nivel de entrada de serie incluye la nómina.
Ø
Advanced
incluye herramientas de gestión.
Ø
Premium
incluye herramientas avanzadas de gestión. Paquete más completo.
Ø
Peachtree
software es Quantum, diseñado para ser utilizado por un máximo de 30 usuarios
con licencia.
Peachtree ofrece software para la nómina, las
ediciones para profesionales de la contabilidad, soluciones industriales y
software para sin fines de lucro organizaciones.
Peachtree incluye en un solo programa, los módulos de mayor general,
planilla, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, inventario, conciliación
bancaria, costo de obras, y análisis financiero. También está incluido un
módulo separado para el control de activos fijos. Ciertas versiones ofrecen
control del tiempo para empresas de servicio cómo abogados, arquitectos y
consultores en general.
1.
Análisis de negocios
En la
versión de 2010, contabilidad Peachtree integró totalmente programas analíticos
a sus funciones. Con esta función, serás capaz de comparar el ingreso de tu
compañía, margen bruto, y ventas con competidores, observar como tu compañía se
ubica en los listados de la industria y mirar las tendencias financieras que
son relevantes para tus prácticas de negocio.
2.
Cuentas múltiples
Contabilidad
Peachtree te permite abrir cuentas para diferentes compañías bajo el mismo
usuario. En otras palabras, si operas más de una empresa, serás capaz de ver la
información financiera de cada compañía y manejar todas las cuentas desde la
misma pantalla. Aunque esto parece una función simple, la mayoría de los otros
programas de contabilidad de negocios te obligan a tener cuentas separadas y no
te permiten abrirlas al mismo tiempo.
3.
Copias de seguridad automáticas
Contabilidad
Peachtree viene en paquete con el programa de copias de seguridad automática
Peachtree. Con este programa no tienes que preocuparte por hacer copias de
seguridad todas las noches. Tú configuras el programa de refuerzo al instalarlo
y regularmente el programa hará una copia para ti. Puedes enviar la copia de
seguridad a un servidor fuera de línea o a un disco duro externo. Las copias de
seguridad son importantes porque la información financiera de tu compañía es,
sin duda, la información más importante a mantener en caso de incendio o fallas
en el sistema. Con la función de copia de seguridad automática, no sólo estará
a salvo tu información financiera, sino también la lista de clientes, un
historial completo de transacciones y los archivos de gestión de empleados.
4.
Tecnología en constante mejora
Contabilidad
Peachtree es la mantequilla y el pan del plan de negocios de Sage Software.
Como tal, la compañía está trabajando constantemente en la mejora del programa
con mejor tecnología. Por ejemplo, en el lanzamiento del 2010, Peachtree
incluyó el nuevo marco de base de datos que le hacía más fácil a las compañías
utilizar el programa en ambientes multi usuario, y hacía el programa más
estable que sus predecesores.
5. Instrucciones Como Instalar
Peachtree
Ø Instala el programa de
contabilidad de Peachtree en tu computadora.
Ø Inicia el programa e ingresa la
información de tu compañía, incluyendo identificación de impuestos y tipo de
corporación.
Ø Activa las opciones, como costo
del trabajo, inventario y tiempo de seguimiento que usa tu compañía. Establece
los términos de ventas, como 30 net o ventas al contado solamente.
Ø Importa tus datos de contabilidad
de Quickbooks si ése es el programa que estabas usando previamente. Peachtree
hace que este proceso sea sencillo. Ten en cuenta que no se importarán las
transacciones individuales de los empleados y que debe hacerse manualmente, si
son necesarias
Ø Entra manualmente la información
si no se importa desde Quickbooks. Necesitarás ingresar los balances de inicio
de todas las cuentas, además de los nombres de los vendedores y los términos,
los balances de los clientes y los registros de los empleados. Usa el libro
mayor y las listas impresas de tu programa de contabilidad anterior para
ayudarte con esto.
Ø Suscríbete al programa Peachtree
Simple Payroll para estar al día con los formularios de los impuestos sobre la
nómina y las tablas de impuestos para crear los sueldos de tus empleados y
completas todos los impuestos federales y estatales.
Ø Haz clic en el icono apropiado
para ingresar el inventario de artículos, las facturas de los vendedores y los
papeles de ventas de los clientes.
Ø Copia tu información una vez que
todas las transacciones han sido importadas o ingresadas manualmente. El
programa de contabilidad Peachtree está listo para su uso diario.
CINCO PRINCIPALES BENEFICOS DE
UTILIZAR PEACHTREE SOFTWARE
1.
Años de experiencia y crecimiento
2.
Versatilidad en su mejor
3.
Eliminar la necesidad de otros programas de
software
Con
Peachtree, usted puede ahorrar tiempo, dinero y espacio en disco duro mediante
la eliminación de otros programas de software menos funcionales. Peachtree
ofrece tantas características que puede hacerse cargo de prácticamente todas
las tareas de la oficina de negocios. Así, en lugar de tener tres o cuatro
diferentes programas de software, usted puede consolidar todas sus funciones en
una sola. Además, tenga en cuenta que Peachtree puede “crecer” con su negocio.
Usted puede optar por utilizar las funciones de varios en el programa a medida
que los necesitan o actualizar a una versión más funcional de Peachtree más
tarde!
4.
Múltiples opciones de software
Peachtree
software está disponible en varias versiones para satisfacer las demandas de
cualquier empresa. Peachtree Pro es la versión más básica, con grandes
prestaciones para la pequeña empresa que ha cortado en seco y las necesidades
de la contabilidad. Peachtree Complete añade coste del trabajo, en profundidad
las características de inventario, el tiempo y la facturación y las
herramientas de análisis, junto con una opción de multi-usuario para aumentar
la productividad. Peachtree Premium tiene características Premium tales como el
presupuesto avanzado, consolidaciones multi-empresa, la opción de
multi-usuario, la pantalla de nivel de control de acceso y Crystal Reports (R).
Peachtree Quantum puede soportar muchos usuarios y cuenta con la configuración
avanzada de seguimiento, así como las características de seguridad. Tiene todas
las características Premium como la contabilidad de Peachtree, con soporte y
actualizaciones.
5.
Formación Inicial y Avanzado Disponible
Peachtree
software de contabilidad puede ser comprado en línea, junto con otros grandes
programas como Quickbooks o Quickbooks Enterprise, software de la ACT, Software
MAS90, o cualquier software de CRM (Customer Service software de relación).
Considere la posibilidad de Peachtree o uno de estos programas de otros grandes
de racionalizar sus operaciones de negocio.
DESVENTAJAS DEL PEACHTREE
1.
Funciones innecesarias
Peachtree Accounting implica la gran cantidad de
funciones disponibles. Por ende muchas pequeñas empresas necesitan sólo
unos pocos de estas características para administrar sus negocios. Por ejemplo,
un negocio sin empleados no es necesario utilizar la nómina. Una empresa que
sólo vende sus productos por dinero en efectivo no es necesario administrar sus
cuentas por cobrar.
·
2.
Instalación complicada
Una desventaja del uso de Peachtree Accounting es
que requiere la empresa para configurar el software para su uso en su negocio.
Para configurar el software, el empresario tiene que decidir cuáles son las
características que quiere usar. Ella necesita para ejecutar el asistente de
configuración para cada función en su computadora.
Contabilidad Peachtree ha sido producido desde los
primeros días de la computación. Desde entonces, Peachtree ha mejorado su
programa radicalmente y lo ha convertido en uno de los programas de
contabilidad financiera más fáciles de entender del mercado. Adquirido por Sage
Software en 1998, el programa comprende muchas funciones que pueden ser un
activo para la mayoría de negocios.
SAGE 50 ACCOUNTING
Viene en 3
diferentes versiones. Te ayudamos a determinar la versión que mejor se
adapta a tus necesidades
1.
Sage 50 Pro Accounting - Contabilidad Básica: soporta 1 usuario,
manejo de facturación, gastos, inventario y cheques.
2.
Sage 50 Premium Accounting - Contabilidad Avanzada: desde 1 hasta 5
usuarios, todas las funcionales de la versión Pro, planilla, inventario
serializado, costos de proyectos, módulo de seguridad de usuarios.
3.
Sage 50 Quantum Accounting - ERP de nivel de entrada: Hasta 40 usuarios,
mayor visibilidad, alto volumen transaccional, Business Intelligence, seguridad
avanzada.
USO DE
PEACHTREE
Una
desventaja del uso de Peachtree Accounting es que requiere la empresa para
configurar el software para su uso en su negocio. Para configurar el software,
el empresario tiene que decidir cuáles son las características que quiere usar.
Ella necesita para ejecutar el asistente de configuración para cada función en
su computadora.
Ø
MENÚ FILE
·
Open Company / Abrir Compañía
El menú
bajo File (archivo) tiene que ver con todas las operaciones relacionadas con
abrir y cerrar compañías, imprimir reportes, operaciones de respaldo y
recuperación de respaldos, y verificación de la integridad de los archivos de
una compañía.
·
New Company / Compañía Nueva
Este
comando inicia el ayudante para la creación de una nueva compañía.
·
Backup / Respaldo
Este
comando inicia el proceso para crear un respaldo de los datos de una compañía
de Peachtree. Este respaldo reune todos los archivos de una compañía bajo un
solo archivo con un formato especial que luego puede ser recuperado para
reestablecer la informació guardada (en caso de un daño grave).
·
Restore / Recuperar
Este
comando inicia el proceso de recuperar un respaldo anterior. El procedimiento
requiere que se le indique el nombre y la ubicación del archivo de respaldo que
se va a recuperar. Esta operación sobre-escribe los datos de la compañía que
está abierta con los datos que fueron guardados al momento de hacer el respaldo
que se está recuperando. Esta es una operación muy delicada.
·
Select Import/Export / Importar/Exportar
Por medio
de los procesos de importar y exportar se puede traer data a Peachtree, o sacar
data de Peachtree para manipularla en otro programa. Ejemplo del uso de este
menú sería la importación de facturas hechas por medio de un lector portátil,
como una Palm Pilot, o una SPT1700.
·
Data Verification / Verificación de Datos
Este
comando inicia el asistente para la verificación de la integridad de los datos
de una compañía. Bajo ciertas circumstancias se puede dar que los índices de la
data se dañen y se haga difí encontrar documentos có cheques o facturas de
meses anteriores.
Ø
EDIT
·
Find Transactions / Buscar Transacciones
El menú
de Edit tiene muchos má qué sólo el de "Find Transactions", pero las
otras opciones está normalmente inhibidas a menos que se esté dentro de algunos
lugares específicos. Cuando el resto de las líneas de este menu están
disponibles, su funcionalidad también estará a disposición dentro de la ventana
en la cual se está trabajando. Por Esto, sólo menciono el punto de "Find
Transactions", que permite buscar transacciones específicas, cómo un
cheque, un diaria, ó una factura en especial.
Ø MENÚ MAINTAIN
El menú maintain tiene que ver con
todo lo relacionado con los archivos maestros de cada módulo. Los archivos
maestros son relativamente estáticos y no tienden a cambiar mucho. Estos
archivos son básicos para cada uno de los módulos, cómo el cuadro de cuentas
para el mayor general, ó el archivo de clientes para el módulo de ventas /
cuentas por cobrar.
·
Customers / Clientes
Mantenimiento
del maestro de clientes. Aqui se crean los clientes junto con sus datos
básicos, como nombre, teléfono, dirección, etc. Un detalle contable importante
en este cuadro es el número de la cuenta de ventas para cada cliente, y el tipo
de impuesto que paga (ITBM).
·
Vendors / Proveedores
El
maestro de proveedores es cómo el maestro de clientes para ventas / cuentas por
cobrar. Los proveedores tienen que ver con las compras de inventario y
servicios que recibe la empresa. En este cuadro es importante la cuenta del
gasto típico de cada proveedor. Por ejemple, Cable & Wireless llevaría
asociado la cuenta de gasto de teléfono del mayor general.
·
Chart of Accounts / Cuadro de Cuentas
El cuadro
de cuentas es el archivo más importante para Peachtree. Este amarra todo lo que
se hace en el programa y permite generar los estados financieros, que son el
propósito final de la contabilidad. Cada cuenta lleva su código, su
descripción, y el tipo de cuenta que es: banco, inventario, activos, etc..
·
Inventory Items / Artículos
Aqui se
crean los artículos de inventario y las descripciones de los servicios que
ofrece la empresa. Los artículos tienen su código, descripción, precios, costo
de ventas, y las cuentas con que se enlazan: la cuenta de inventario, ventas y
costo de ventas.
·
Job Costs / Costo de obras
Aqui se
crean los proyectos que maneja la empresa. Cada proyecto está amarrado con un
cliente, pero cada cliente puede tener varios proyectos en proceso en un
momento dado. Los proyectos pueden tener fases y códigos de costo. También se
puede crear un presupuesto estimado de costos e ingresos.
·
Company Information
Aqui va
la información de la compañía, su nombre, RUC, dirección y teléfono. También se
designa la forma del posteo, si es por lotes o en tiempo real.
·
Default Information / Información de cuentas asumidas
Este
punto es muy importante ya que define mucho del comportamiento del programa.
Aqui se colocan las cuentas asumidas del mayor general para la creación de
clientes nuevos, artículos, proveedores, etc.
Ø
MENÚ TASKS
Este es el menú más usado de Peachtree. Aqui se
trabajan todos los documentos que causan los movimientos contables. Este menú
está orientado hacia transacciones, cómo facturas, cheques, recibos, registro
de diarios y ajustes. Las tareas están agrupadas por módulos. Por ejemplo,
pedidos de clientes, órdenes de trabajo, facturas, y recibos, todos
relacionados con ventas, están agrupados.
·
Sales Invoicing / Facturas
Las
facturas registran todo lo que tiene que ver con los ingresos de la empresa.
Estas cargan las cuentas por cobrar, descargan los artículos del inventario, y
luego aparecen en los estados de cuenta de cada cliente. Como todos los
documentos típicos, las facturas tienen su encabezado, su contenido, y sus
totales.
·
Receipts / Recibos
Los
recibos registran el pago de los clientes, ya sea contra facturas o abonos a
trabajos por llevarse a cabo. Los recibos después pueden agruparse en boletas
de depósito para llevarse al banco. Los recibos generalmente aumentan la cuenta
de banco y disminuyen las cuentas por cobrar del cliente.
·
Purchases / Receive Inventory - Compras / Recibos de Mercancía
Aqui se
registran las facturas de los proveedores. Estas facturas cargan las cuentas
por por pagar y aumentan las existencias del inventario. Pueden registrarse
facturas de servicios, cómo los que presta EDEMET, o de entrega de mercancía
para su venta (inventario).
·
Payments / Pagos
Aqui se
registran los cheques que se hacen para pagar a proveedores. Pueden registrarse
cheques que están pagando facturas de cuentas por pagar, o cheques de pagos
inmediatos. Los cheques disminuyen el banco y las cuentas por pagar, o suben
las cuentas de gastos. Estos posteriormente aparecen en la conciliación del
banco.
·
General Journal / Diario General
Las
entradas de diario general se hacen para registrar todo lo que no se puede
manejar por medio de los docuementos que hemos visto anteriormente. Aqui se
registran los comprobantes de depreciación, ajustes a cuentas, o movimientos
entre cuentas. Mucho del trabajo que manualmente se tiene que llevar en el
diario general de una contabilidad manual queda registrado automáticamente en
Peachtree.
·
Inventory Adjustments / Ajustes de Inventario
Aqui van
los ajustes de inventario que tienen que hacerse cuando se hace un inventario
físico, cuando se daña mercancía, o cuando la mercancía tiene algún movimiento
que no se contempla en las facturas o los recibos de mercancía. Los ajustes
afectan el inventario y alguna otra cuenta que designa el comprobante.
·
Account Reconciliation / Conciliación Bancaria
En esta
parte se cotejan los estados del banco contra los movimientos de las cuentas en
el mayor general. El resultado de este registro es la conciliación bancaria,
que toma en cuenta los cheques y depósitos en tránsito para sustentar las
diferencias entre el saldo de una cuenta a fin de mes y el estado del banco. La
conciliación es muy importante para verificar que todos los cheques que
llegarón al banco esten registrados en la contabilidad.
Ø
MENÚ REPORTS
Todos los reportes de Peachtree están agrupados en
un sólo menú. Bajo este menú tambien se encuentran los formatos de los
documentos que se pueden imprimir, cómo los cheques y las facturas. Los
reportes de Peachtree, y en especial los estados financieros, pueden ser
modificados por los usuarios. Los reportes se pueden imprimir en pantalla y
también pueden exportarse a Excel. Los reportes por pantalla son interactivos y
permiten buscar dinámicamente las transacciones que aparecen en los mismos.
·
Accounts Receivable / Cuentas por Cobrar
De estos
reportes, el más importante es el de morosidad de las cuentas por cobrar. en
Este reporte aparecen los saldos de todos los clientes y al final los saldos se
resumen por rangos de días como corriente, 30 días, 31 a 60 días, 61 a 90 días,
y 91 y más días. Otros reportes importantes de este grupo son el diario de
ventas, el diario de recibos de cobro, y los estados de cuenta.
·
Accounts Payable / Cuentas por Pagar
Los
reportes de cuentas por pagar más importantes son el registro de cheques, el
diario de compras, y el vencimiento de las cuentas por pagar. El vencimiento de
las cuentas por pagar es parecido al reporte de morosidad de las cuentas por
cobrar, pero en este aparecen las facturas de los proveedores.
·
Purchases / Receive Inventory - Compras / Recibos de Mercancía
Aqui se
registran las facturas de los proveedores. Estas facturas cargan las cuentas
por por pagar y aumentan las existencias del inventario. Pueden registrarse
facturas de servicios, cómo los que presta EDEMET, o de entrega de mercancía para
su venta (inventario).
·
General Ledger / Mayor General
En este
grupo sólo hay 5 reportes: el cuadro de cuentas, el diario general, el balance
de prueba, la hoja de trabajo, y el mayor general. De estos reportes, el más
usado es el balance de prueba. El mayor general debe listarse completo al final
de cada año para guardarlo en reemplazo de los libros de contabilidad.
·
Financial Statements / Estados Financieros
Los
estados financieros son los reportes que más le interesan a los dueños de cada
empresa. En ellos se resume todo el ejercicio de la empresa. Los dos más
importantes son el estado de resultados y la hoja de balance. En adición a
estos, también está el reporte de cambios en la posición financiera, el flujo
de fondos, el reporte de cambios en las utilidades retenidas, y el resumen del
cuadro de cuentas.
·
Inventory / Inventario
En este
grupo se encuentra el diario de costo de ventas, el diario de ajustes, el
reporte de la rentabilidad del inventario, y el valorizado de inventario. En
adición a estos reportes hay listados de precios, formularios para toma de
inventario y otros.
·
Account Reconciliation / Conciliación Bancaria
Estos
reportes son la conciliación bancaria, el estado de una cuenta (es casi
idéntico al estado de cuenta del banco), el reporte de cheques pendientes,
depositos en tránsito, y reporte de d
Ø
MÓDULOS
Peachtree es un programa totalmente integrado. Bajo
un solo programa se encuentran todas las capacidades que en otros sistema se
considerarían módulos discretos. La organización de los módulos dentro de
Peachtree está más bien relacionada con la funcionalidad del paradigma de los
documentos que usa el sistema. Lo que en otros sistema se consideraría cuentas
por pagar, en Peachtree sería compras. A continuación una breve tabla de los
módulos de Peachtree:
·
Sales / Ventas
Ventas
comprende todo lo relacionado con el área de ventas y cubre mucho de lo que
otros programas llamarían cuentas por cobrar y facturación. Ventas incluye el
mantenimiento de clientes, pedidos de clientes, ordenes de trabajo,
facturación, recibos de pagos y abonos, y control de depósitos.
·
Purchases / Compras
Las
compras incluye mantenimiento de proveedores, mantenimiento de artículos de
inventario, ordenes de compra, recibo de pedidos, e impresión de cheques.
Muchas de estás funciones se encuentran bajo los módulos de órdenes de compra y
cuentas por pagar en otros programas.
·
General Ledger / Mayor General
El mayor
general es posiblemente la única parte de Peachtree que se puede considerar
estándar en relación a otros programas. Esta parte comprende el diario general,
la conciliación, y la impresión de estados financieros.
·
Inventory / Inventario
El
inventario es un módulo relacionado y en parte cubierto bajo la parte de ventas
y compras. Las facturas reducen el inventario y las compras lo incrementan.
Mucho de lo que se hace bajo inventario se puede hacer también bajo ventas y
compras. Aqui se incluye el mantenimiento de artículos de inventario, los
ajustes de inventario y el manejo de precios.
Ø
MANTENIMIENTO
El menú de mantenimiento comprende todo lo que
tiene que ver con los archivos maestros del sistema. Cada uno de los módulos
que hemos visto tiene al menos un archivo maestro. Estos archivos maestros se
manejan desde el menú de mantenimiento. El archivo de clientes es el maestro de
cuentas por cobrar, el de proveedores es de cuentas por pagar, el cuadro de
cuentas es el maestro de contabilidad general y los artículos son el maestro de
inventario.
1.
Mantenimiento - Proveedores
La pantalla de mantenimiento de proveedores permite
crear los proveedores de la empresa. Cómo mínimo se necesita el código del
proveedor (Vendor Id) y su nombre (Name). Es recomendable crear una cuenta
asumida para el gasto del proveedor. Esta cuenta se encuentra en la pestaña de
"Purchase Defaults", y el campo se llama "Purchase
Account". El código del proveedor es alfanúmerico. Adcionalmente se pueden
guardar datos prácticos del proveedor, como el nombre del contacto, el teléfono
del proveedor y el fax. Inclusive se puede guardar una cuenta de correo para el
proveedor.
2.
Mantenimiento - Proveedores
La pantalla de mantenimiento de proveedores permite
crear los proveedores de la empresa. Cómo mínimo se necesita el código del
proveedor (Vendor Id) y su nombre (Name). Es recomendable crear una cuenta
asumida para el gasto del proveedor. Esta cuenta se encuentra en la pestaña de
"Purchase Defaults", y el campo se llama "Purchase
Account". El código del proveedor es alfanúmerico. Adcionalmente se pueden
guardar datos prácticos del proveedor, como el nombre del contacto, el teléfono
del proveedor y el fax. Inclusive se puede guardar una cuenta de correo para el
proveedor.
3.
Mantenimiento - Clientes
La pantalla de mantenimiento de clientes permite
crear los clientes de la empresa. Cómo mínimo se necesita el código del cliente
(Customer Id) y su nombre (Name). Es recomendable crear una cuenta asumida de
ventas para el cliente. Esta cuenta se encuentra en la pestaña de "Sales
Defaults", y el campo se llama "GL Sales Account". El código del
cliente es alfanúmerico. Adcionalmente se pueden guardar datos prácticos del
cliente, como el nombre del contacto, el teléfono y el fax. Inclusive se puede
guardar una cuenta de correo electrónico. La cuenta de correo es muy práctica
ya que con la versión 2004 se pueden enviar los estados de cuenta por correo
electrónico.
4.
Mantenimiento - Inventario
La pantalla de mantenimiento de artículos permite
crear los artículos del inventario de la empresa. Cómo mínimo se necesita un
código de artículo (Item Id), su descripción (Description), un tipo, y,
dependiendo del tipo, las cuentas que se usarán para la contabilidad.
Los artículos de inventario en
Peachtree se para varias funciones ya que se pueden crear:
·
Artículos de Inventario (Stock Item)
Estos son
los artículos de inventario tradicionales, los haberes que típicamente se
venden. Estos tienen un precio, un costo, su cuenta de ventas, de costo, y de
inventario. Para esta clase de artículos Peachtree mantiene el saldo del
inventario.
·
Artículos sin existencia (Non-Stock Item)
Esta
clase de artículos se usan para cosas como contratos, licencias, o artículos
que se venden pero que no tienen existencia. Se les puede asignar un costo pero
Peachtree no lleva el costo, ni las unidades.
·
Solo Descripción (Description Only)
Estos
artículos se usan para poner comentarios en las facturas. No tienen ningún
efecto en la contabilidad.
·
Ensamble (Assembly)
Esta
clase de artículos se usa para artículos que se fabrican o se arman. Hay que
seleccionar el Listado de Partes (Bill of Materials) y especificar las unidades
que lo comprenden. Ejemplo: 1 envase, 1 tapa, 1 etiqueta y 1 galón de aceite.
·
Servicio (Service)
Estos
artículos se usan para detalles que se pueden cargar a las cuentas de planilla.
·
Labor
Similar
al artículo de clase servicio.
·
Cargos (Charge Items)
Estos
artículos se usan en conjunto con el módulo de control del tiempo (Time &
Billing). Se usan para detalles de cargos de tiempo que más tarde se le pueden
facturar a un cliente.
·
Actividad (Activity Items)
Similar
al cargo.
5.
Tareas - Compras
La pantalla de compras permite registrar las
facturas de proveedores. Las facturas de proveedores típicamente son de dos
tipos: servicios y bienes. Ambos tipos de facturas se pueden registrar: las
facturas de servicio solo necesitan la descripción de lo que se está comprando,
las de artículos de inventario necesitan el código, lan cantidad, y el costo de
cada artículo de inventario que se está recibiendo. El impuesto (ITBM por
ejemplo) no se calcula automáticamente y se debe incluir como una linea mas en
la factura.
Cada factura necesita su código
de proveedor, un número de factura, fecha, la cuenta de cuentas por pagar que
afectará, y las lineas de detalle de la factura. Si la factura es un servicio,
se pone la descripción del sercivio en la columna de descripción, se indica la
cuenta del mayor que se va a afectar, el monto de la transacción, y
(opcionalmente) el código de proyecto de la línea. Si la compra es de un
artículo de inventario, hay que registrar la cantidad de artículos, el código
del artículo, el costo, la descripción aparece automáticamente, al igual que la
cuenta de inventario, y el monto se calcula a partir de la cantidad por el
precio del producto. El monto del impuesto de la factura se debe incluir como
un renglón más en la factura.
6.
Tareas - Diario General
La pantalla de Diario General permite registrar
comprobantes de diario general. Cada comprobante de diario tiene una fecha, una
referencia y las transacciones que lo comprenden. El comprobante debe estar
balanceado para poder guardarlo. Cada renglón tiene una cuenta, una
descripción, un débito o un crédito, y (opcionalmente) un código de proyecto.
Los comprobante de diario solo se
necesitan para transacciones que no se pueden hacer por los auxiliares. Nunca
se deben hacer comprobantes de diario que afectan cuentas que esten asociadas
con auxiliar. Por ejemplo, la cuenta de cuentas por cobrar sólo se debe afectar
por el menú de tareas usando facturas y recibos. De lo contrario, se puede
desincronizar el auxiliar con la cuenta del mayor.
7.
Tareas - Compras
La pantalla de compras permite registrar las
facturas de proveedores. Las facturas de proveedores típicamente son de dos
tipos: servicios y bienes. Ambos tipos de facturas se pueden registrar: las
facturas de servicio solo necesitan la descripción de lo que se está comprando,
las de artículos de inventario necesitan el código, lan cantidad, y el costo de
cada artículo de inventario que se está recibiendo. El impuesto (ITBM por
ejemplo) no se calcula automáticamente y se debe incluir como una linea más en
la factura.
Cada factura necesita su código
de proveedor, un número de factura, fecha, la cuenta de cuentas por pagar que
afectará, y las lineas de detalle de la factura. Si la factura es un servicio,
se pone la descripción del sercivio en la columna de descripción, se indica la
cuenta del mayor que se va a afectar, el monto de la transacción, y
(opcionalmente) el código de proyecto de la línea. Si la compra es de un
artículo de inventario, hay que registrar la cantidad de artículos, el código
del artículo, el costo, la descripción aparece automáticamente, al igual que la
cuenta de inventario, y el monto se calcula a partir de la cantidad por el
precio del producto. El monto del impuesto de la factura se debe incluir como
un renglón más en la factura.
8.
Tareas - Cheques
La pantalla de cheques permite registrar e imprimir
inmediatamente los cheques de proveedores. Hay dos tipos de cheques: cheques de
proveedor con facturas pendientes y cheques de contado. En el ejemplo se
muestra un cheque de contado. En estos cheques se registra el gasto, o la
compra directamente y el total del cheque se va calculando a medida que se van
registrando los renglones. Se necesita el nombre del recibidor, la fecha del
cheque, el banco del que se va a girar el cheque. Si el cheque ya se lleno a
mano, entonces se coloca el número del cheque en el cheque antes de guardarlo.
Si el cheque se va a imprimir por la computadora, el número se deja en blanco y
la computadora lo coloca automáticamente.
En los cheques de proveedor que
tienen facturas pendientes, las facturas pendientes aparecen listadas y solo
hay que colocarle un gancho a las que se desea pagar. El total del cheque se va
actualizando solo. Si una factura se desea pagar parcialmente, solo hay que
editar el monto de la factura que se va a pagar.
COMPARACIÓN DE PRODUCTOS SAGE 50
Los
productos Sage 50 están diseñados para maximizar la eficiencia y la
rentabilidad en su negocio. Sage 50 Premium es un sólido sistema de
contabilidad con muchas características que lo ayudarán a llevar adelante un
negocio exitoso.
Sage 50
Quantum, es el más avanzado de la línea Sage 50, incluye funciones potentes y
exclusivas que no se encuentran en otros productos Sage 50.
Este
producto está respaldado por una garantía sin riesgo para los clientes
primerizos de Sage 50. Si, dentro de los 60 días posteriores a la compra, no
está convencido de que Sage 50 sea el mejor programa de contabilidad para su
negocio:
1. Se
requiere acceso a Internet. Su banco puede cobrarle una tarifa por descargar
las declaraciones.
2. Sujeto a
aprobación y a los términos y condiciones de Sage Payment Solutions. Se
requieren tarifas adicionales, acceso a Internet y tarjeta de
crédito.
3. Versión
de QuickBooks 2008-2015; versiones completas de Quicken 2010-2015. Excluye la
conversión de las transacciones de nómina
individuales
de QuickBooks.
4. Requiere
Microsoft Outlook 2007, 2010 o 2013. Outlook Express 5 o 6; otros programas de
correo electrónico compatibles con MAPI.
5. Requiere
Microsoft Excel o Word 2007, 2010 o 2013.
6. Sage no
es responsable ni responsable de multas o sanciones que puedan resultar de
errores en los registros contables de su compañía. La Revisión de contabilidad
interna no pretende descubrir todas las transacciones cuestionables.
7. Las
características y tarifas varían según la solución. Se requiere un plan anual o
suscripción de Sage Business Care con nómina y uso de la versión actual de Sage
50.
8. Al abrir
más de una compañía, podrá realizar todas las funciones excepto las que
requieran acceso exclusivo de la compañía o integraciones de terceros en
compañías abiertas después de la primera.
9. Los
resultados de la base de datos y el rendimiento pueden variar según la
configuración, el número real de transacciones, el tamaño, el número de
usuarios simultáneos y el contenido del archivo de datos, el sistema y el
tráfico de la red.
10.
Licencias de usuario múltiple disponibles en paquetes de 1-10, 15, 20, 30 o 40.
Se permite un máximo de 40 usuarios con nombre y licencia. Solo los primeros 40
usuarios nombrados seleccionados en la pantalla de mantenimiento del usuario se
consideran usuarios con licencia con nombre.
CONCLUSION
Para
concluir, La importancia de la información que genera el sistema contable es
vital para la buena toma de decisiones dentro de cualquier organización y esta
debe tener las características que arriba hemos mencionado para poder corregir
cualquier desviación que tengamos con respecto a lo presupuestado o respecto a
los resultados que los accionistas han previsto ganar.
Este
programa puede ser una importante solución para comercios virtuales. Es
excelente para nuevos usuarios, quienes posean la edición previa encontrarán
demasiadas innovaciones.
Peachtree de Sage Software proporciona todas las
características que usted necesita. Ya sea a partir de su propia firma de
contabilidad o el uso de software de contabilidad para gestionar otro tipo de
pequeña empresa, Peachtree tiene la versatilidad necesaria para que pueda ser
integrada a cualquier tipo de uso. La
facilidad de uso ha hecho bastante fácil la implantación de Peachtree en
empresas pequeñas y medianas sin que sea necesario tener un gerente de cómputo
dedicado a su mantenimiento. Y su amplitud le ha dado cabida en una diversa
gama de empresas, desde restaurantes, arquitectos, corredores de seguros,
abogados, hasta contadores y auditores.
BIBLIOGRAFIA
http://www.aldetall.com/Peachtree/inventario.html
